Transparenz- und Informationspflichten für Lieferanten, Vertragspartner, Interessenten

der deutschen Leadec-Gesellschaften: Holding BV & Co. KG, Leadec BV & Co. KG, Leadec FM BV & Co. KG, Leadec Management Central Europe BV & Co. KG, Leadec Personal BV & Co KG, Leadec Beteiligungen GmbH nach der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO).

Hier informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Leadec und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. 

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner im Einkauf. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung im Einkauf unseres Unternehmens haben oder eine erteilte Einwilligung widerrufen möchten. Sollten Sie Ihren Ansprechpartner nicht kennen, senden Sie eine E-Mail an datenschutz@leadec-services.com

Verantwortliche Stelle / Datenschutz

Leadec Holding BV & Co. KG
Meitnerstr. 11 Gebäude STEP 7.1
70563 Stuttgart, Germany
datenschutz@leadec-services.com

Kategorien / Herkunft der Daten

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses und für die Vertragsanbahnung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: 

Von unseren Lieferanten: 

  • Kontaktdaten (z.B. Vor-/Nachnamen der aktuellen und ggf. bisherigen Ansprechpartner sowie Namenszusätze, Berufsbezeichnung, Firmenname und Anschrift des Kunden (Arbeitgebers), Telefonnummer mit Durchwahl, Mobilnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse)
  • Berufsbezogene Daten (z.B. Funktion im Unternehmen, Abteilung)
  • Finanzdaten (z.B.: Zahlungsziel, Einkaufsvolumen, Kontoverbindungsdaten, evtl. Wirtschaftsauskünfte, Steuerdaten (USTID)
  • Auftragsabwicklungsdaten (z.B.: Bestellnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum der Rechnung) 

Im Falle von Arbeitnehmerüberlassungsleistung zusätzlich:

  • Personenbezogene Daten der Leiharbeitnehmer (z.B.: Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Qualifikation, wenn notwendig Staatsangehörigkeit, Arbeitsgenehmigung, Aufenthaltserlaubnis, Personaldokumente (Kopie), Adresse, Telefon, Mobil, E-Mail)

Ihre personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen im Rahmen der Vertragsanbahnung oder während des laufenden Vertragsverhältnisses. Ausnahmsweise werden in bestimmten Konstellationen Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören anlassbezogene Abfragen zu relevanten Informationen bei Auskunfteien, insbesondere zu Bonität, Kreditverhalten und Embargolistenprüfung.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der EU‑DS-GVO, des BDSG (neu) und sonstiger einschlägiger rechtlicher Bestimmungen stets eingehalten. 

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. zur Erstellung von Angeboten für Produkte oder Dienstleistungen, Preisvergleichen) und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (z.B. zur Durchführung unserer Dienstleistung oder zur Bestell-/Auftrags-/Zahlungsabwicklung), (Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DS-GVO) verarbeitet bzw. wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung (z.B. aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben) besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DS-GVO). Zu diesen Zwecken wurden die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben. 

Eine datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift kann selbstverständlich auch Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung darstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DS-GVO). Vor Erteilung klären wir Sie über den Zweck der Datenverarbeitung und über Ihr Widerrufsrecht nach Art. 7 Absatz 3 EU-DS-GVO auf. Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 EU-DS-GVO beziehen, werden wir Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen. 

Zur Aufdeckung von Straftaten werden Ihre personenbezogenen Daten nur unter den Voraussetzungen des Art. 10 EU-DS-GVO verarbeitet.

Speicherdauer der Daten

Sobald Ihre Daten für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind bzw. Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden sie durch uns gelöscht. Eine Aufbewahrung der Daten über das Bestehen des Vertragsverhältnisses hinaus erfolgt nur in den Fällen, in denen wir hierzu verpflichtet oder berechtigt sind. Vorschriften, die uns zur Aufbewahrung verpflichten, finden sich beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung. Eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren kann sich daraus ergeben. Berechtigt können wir beispielsweise aufgrund unseres Vertrages oder gemäß Artikel 18 EU-DS-GVO sein. Zudem sind gesetzliche Verjährungsfristen zu beachten.

Empfänger der Daten / Kategorien von Empfängern

In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Abteilungen und Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. 

In vielen Fällen unterstützen Dienstleister unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen. 

Bezahldienste / Finanzdienstleister:

Zur Abwicklung der Lieferantenforderungen arbeiten wir mit Finanzdienstleistern zusammen. Diese erheben und speichern im Rahmen der entsprechenden Verträge Daten zu Bonität, Kontoverbindung und Geschäftsdaten wie Firma, Ansprechpartner, vertragliche Zahlungsbedingungen. Die beiliegende Liste gibt Auskunft über die einzelnen Felder, die hier Verarbeitet werden. 

Im Falle der Rekrutierung von Fremdarbeitskräften / Arbeitnehmerüberlassung arbeiten wir in einigen Fällen mit Personaldienstleistern zusammen. Diese erfassen Geschäftsdaten der Co-Vendoren sowie Daten der entsprechenden Leiharbeitskräfte, worüber die beiliegende Liste detailliert Auskunft gibt. Die Daten werden zur Anbahnung, Verwaltung, Abrechnung und Abwicklung von einzelnen Leiharbeitsverhältnissen (-verträgen) sowie der gesetzlichen Fristenverfolgung erhoben und in einem Vendor Management System (VMS) gespeichert. 

Bevor ein Lieferant in unseren Einkaufssystemen angelegt wird, wird dieser mit der US-Embargo-/Terrorliste abgeglichen. Hierbei werden lediglich Treffer gemeldet. Suchanfragen werden nicht gespeichert. Im Fall eines Treffers würde sich Ihr Ansprechpartner im Einkauf von Leadec mit Ihnen zur Prüfung des Befundes mit Ihnen in Verbindung setzen. 

Bei Lieferantenneuanlage oder bei Bedarf prüfen wir gegebenenfalls über Wirtschaftsauskünfte die wirtschaftliche Stabilität unserer Lieferanten. 

Ggf. Übermittlung in gesetzlich vorgesehenen Fällen an bestimmte öffentliche Stellen, z.B. Finanzbehörden, u.U. auch Strafverfolgungs- oder Zollbehörden, etc. 

Die einzenen Datenfelder, die in den Systemen ERP-System, E-Procurementsystem (eCatalogue), E-Sourcingsystem, Vertragsdatenbank, SupplierRelationshipMangementTool erhoben und gespeichert werden, sind auf der anliegenden Liste im Einzelnen verzeichnet.

Rechte der betroffenen Personen

Ihre Rechte als betroffene Person sind in den Art. 15 - 22 EU-DS-GVO normiert. 

Dies umfasst: 

  • Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO)
  • Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO)
  • Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO)
  • Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO)
  • Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO)
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO) 

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: supplier@leadec-services.com 

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht ohne Angaben von Gründen zu widersprechen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Beschwerderecht

Ihnen steht ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Drittlandübermittlungsabsicht

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben. 

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten derzeit an keinen Dienstleister oder an Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Für die Aufnahme bzw. Abwicklung eines Vertragsverhältnisses sind Sie verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten bereitzustellen. Dies ist erforderlich für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten. Eine Durchführung des Vertrages ist ohne Bereitstellung dieser Daten nicht möglich.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.