Weltweit 41 verschiedene HR-Systeme, daraus Daten in Excel eintippen und prüfen und ständig die bohrende Frage: „Sind die Informationen hier auch wirklich korrekt und vollständig?“ – so oder so ähnlich sah die Arbeit in vielen Personalabteilungen bei Leadec lange aus. Nicht unüblich in einem historisch gewachsenen Unternehmen, das weltweit über 22.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Effizienz sieht jedoch anders aus. Und wichtige Themen wie Rekrutierung, Qualifizierung und Bindung von Mitarbeitenden konnten nicht optimal bearbeitet werden.
Herausforderung angenommen
Erste Überlegungen für ein Digitalprojekt, das sämtliche Systeme konsolidiert und auf Knopfdruck umfassende Dateneinsicht erlaubt, gab es Ende 2021. An den Start gegangen ist die Lösung dann Mitte 2023 – ein ambitionierter Projektplan. „Ohne unsere engagierte, weltweite Teamarbeit wäre das alles nicht möglich gewesen“, sagt Christof Baumgart, bei Leadec für globales HR zuständig. Ein Kernteam von 20 Personen und ein erweitertes globales Team von 21 Personen, bestehend aus Fachleuten aus HR, IT, Datensicherheit und Kommunikation, arbeiteten intensiv zusammen. Dabei trotzten die Teams den teils sprachlichen Barrieren, unterschiedlichen fachlichen Hintergründen und Zeitzonenunterschieden. „Die Zusammenarbeit war geprägt von einem intensiven Austausch, Kompromissbereitschaft und Wertschätzung“, erinnert sich Christof Baumgart. „Das ist nicht selbstverständlich, wenn wir an den Zeitdruck und die Heterogenität denken.“
Change aktiv gestalten
Die Implementierung der Lösung war nicht nur technisch eine Leistung, sondern auch ein Beispiel für erfolgreiches Change-Management. So wurden Projektbeteiligte und Mitarbeitende regelmäßig über eine interne Mitarbeiter-App informiert, sogenannte „Agents" unterstützten die HR-Verantwortlichen bei sämtlichen Fragen. Und in der HR-Community wurde ein einprägsamer Name für die Plattform entwickelt: „HR connect“. Es hat sich gezeigt, dass eine breite und transparente Kommunikation die Akzeptanz und sogar Begeisterung für das Projekt gefördert hat.
Livegang nach 16 Monaten
Statt im schrittweisen Roll-out wurde die Plattform als globaler „Big Bang“ implementiert. „Wir sind live!“, hieß es gerade einmal 16 Monate nach dem Kick-off. Die neue Lösung bedient drei Zielgruppen: die HR-Verantwortlichen, die Führungskräfte und alle Mitarbeitenden. Jede und jeder profitiert auf eigene Weise, sei es durch effizientere Prozesse, transparenten Zugang zu Informationen oder integrierte Lernmöglichkeiten durch den Leadec Campus, die eigene Plattform für Fort- und Weiterbildung bei Leadec. „HR Digi war nicht nur eines der größten IT-Projekte bei Leadec, es war eine Transformation“, fasst Markus Hucko, COO bei Leadec, zusammen. „Eine Transformation, die ohne das Engagement und die Leidenschaft unseres von Diversität geprägten globalen Teams undenkbar gewesen wäre.“ Bei Leadec wird „HR Digi“ nicht einfach als erfolgreiches IT-Projekt in Erinnerung bleiben. Vielmehr hat sich gezeigt, dass in einer Welt, die immer digitaler wird, die menschliche Zusammenarbeit immer noch das ist, was Projekte zum Fliegen bringt.
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